Como Diseñar una plantilla de orden de compra en Excel?

Para muchos usuarios es más práctico descargar una plantilla de Excel o en otros casos diseñarlo.

Prácticamente lo más recomendable es que aprenda a diseñar su propio diseño de orden de compra en una Hoja de Excel y automatizarlo con funciones o macros.

Ver Video Crear Plantilla de Orden de compra en Excel 

Qué es una orden de compra.

Una orden de compra, también conocida como orden de pedido o nota de pedido, es un documento mediante el cual el comprador solicita mercancías al vendedor. Básicamente, esta orden documenta las necesidades de productos del comprador. Por lo general, se envía al proveedor para que este suministre los productos solicitados. La orden de compra puede ser física o virtual (por ejemplo, a través de correo electrónico o una página web).

Aquí están los elementos clave de una orden de compra:

1. Datos del comprador y del vendedor: Incluye la identificación fiscal de ambos, así como sus domicilios fiscales.
2. Fecha y lugar de emisión del pedido: La fecha es esencial para controlar el tiempo que tarda el proveedor en suministrar los productos y evitar rupturas de stock.
3. Nombre y referencia del producto: Se especifica el producto, la cantidad pedida, el precio y cualquier descuento o bonificación.
4. Método de pago y plazos: Se detalla cómo se realizará el pago y las cantidades a pagar.
5. Coste total y gastos adicionales: Incluye gastos de transporte, seguros, etc.
6. Fecha y modo de entrega: Se registra la fecha y se hace llegar al cliente un albarán para su firma.

La orden de compra es útil tanto para el comprador como para el vendedor. Permite controlar los gastos, hacer previsiones de pagos y cobros, y establece un compromiso legal entre ambas partes

Como se crea una orden de compra

Una orden de compra es un documento esencial en el ámbito comercial que registra los detalles de una transacción de adquisición. Tanto el comprador como el vendedor utilizan este documento para establecer las condiciones de la compra. Aquí tienes los pasos para crear una orden de compra:

Crea un esquema de las órdenes de compra específico para tu empresa. Puedes encontrar plantillas en línea que te ayudarán a estructurar la información correctamente. Asegúrate de verificar los derechos de autor antes de usar formularios gratuitos.

Selecciona el formato de las órdenes de compra. Algunos formularios tienen varias páginas numeradas y a color para facilitar el ingreso de información y el seguimiento contable. Los elementos clave que debes incluir son:

1. Número de la orden de compra: Un número único asignado a cada formulario.
2. Nombre y dirección del vendedor: Detalles del proveedor.
3. Números de teléfono: Información de contacto.
4. Destinatario: Nombre de la persona que recibirá la mercancía.
5. Destino: Dirección de envío.
6. Descripción: Detalles del producto o servicio (nombre, precio por unidad, cantidad, etc.).
7. Términos: Fechas establecidas para la entrega o los pagos.
8. Firmas: Firma del destinatario o de personas autorizadas para aprobar la operación.
9. Fecha: Fecha de emisión de la orden de compra.
10. Comprende los términos. Una orden de compra firmada es un acuerdo legal entre las partes. Si necesitas devolver un artículo, verifica si hay cargos asociados. Acepta cambios en la orden solo si están autorizados.
11. Utiliza un programa de contabilidad para ahorrar tiempo y dinero. Estos programas te permiten gestionar órdenes, pagos, devoluciones y otros aspectos relacionados.
12. Mantén registros organizados. Guarda copias de la documentación original y modificada. Al recibir mercancías, verifica que las órdenes estén completas y que los números concuerden
13. Gestiona artículos defectuosos. Si un artículo presenta defectos, comunícate con el vendedor de inmediato, proporcionando el número de la orden de compra y detalles del artículo