Por qué es importante tener un inventario

Tener un sistema de inventario es fundamental para llevar el orden y control del stock.

Si no tienes idea de cuál es tu inventario no sabrás con qué productos cuentas, ni si tienes sobrantes o faltantes. Un mal sistema de inventario puede causar:

Que compres más productos que luego no podrás vender (y eso afectará la economía de la empresa, porque ese dinero no lo recuperarás).

Que no tengas los suficientes productos que están en demanda (lo que causará que tus clientes se vayan con tus competidores).

Nadie quiere estar en una situación así o ser el responsable de estos problemas.

Tener un inventario bien controlado ayuda a vigilar el flujo de dinero y la rentabilidad para asegurar la optimización, gracias a un eficiente control del stock.

Pasos generales para hacer un inventario

Independientemente de si decides hacer un inventario a mano o en Excel, o de la periodicidad en que lo lleves a cabo, te servirá seguir algunos pasos básicos para hacer uno efectivo; tanto si optas por hacer uno manual o desarrollar un inventario perpetuo.

Cuanto mayor orden y control lleves, mejores resultados tendrás con tu sistema de inventario. A continuación, te mostraremos los pasos generales para elaborar un inventario.

1. Haz un plan para desarrollar un sistema de inventario

Primero debes planificar antes de ejecutar cualquier acción; considera el tipo de operación que maneja tu negocio, la mercancía, el nivel de tus movimientos, etc. Con base en esto puedes crear un plan para realizar el inventario en el que determines quiénes serán los responsables de ejecutarlo, los tiempos y la metodología a utilizar.

2. Determina el espacio y la forma de hacer el inventario

Considera cuál será el espacio donde realizarás tu conteo, verificación y almacenaje de los artículos, además de la forma en que llevarás a cabo tu inventario conforme a la metodología que hayas seleccionado.  

3. Desarrolla un sistema que facilite la identificación y conteo de productos

El sistema de inventario que desarrolles debe facilitarte la tarea de contar los productos; por eso trata de que sea simple y entendible, además de que todos los involucrados lo conozcan para que se alineen en un mismo objetivo. Es recomendable elaborar un manual de instrucciones documentado de cómo hacer el inventario, para que en caso de que una persona nueva se sume a esta tarea lo realice conforme a los lineamientos. 

4. Piensa en las herramientas que usarás para la gestión y respaldo de tu inventario

Es importante que tengas a mano las herramientas que te ayudarán a gestionar el inventario, las que te servirán para registrar los movimientos posteriores y aquellas que te permitan tener un respaldo. 

5. Realiza un conteo y verificación de tu stock actual

Es necesario que hagas un primer conteo y registro del stock actual de tus mercancías, ya que será la base para realizar los demás movimientos. Además, así podrás verificar las condiciones de tu mercancía.

6. Aprovecha para hacer una limpia de productos

Vinculado al punto anterior, haz una limpieza de los productos que ya no formarán parte de tu stock inicial porque están deteriorados, caducados o porque no hay forma de registrarlos. Esta parte es crucial para que lleves un orden en tu inventario desde el principio.

7. Comienza a registrar los movimientos

Posteriormente, debes llevar el registro de los movimientos, es decir, de tus entradas y salidas. Esto es la esencia de un inventario y tu sistema debe permitir que estos registros se hagan de forma ágil. Las entradas serán todos los artículos que se sumen a tu stock inicial y, por lo tanto, representan el número de artículos o piezas que tengas; mientras que las salidas son lo contrario, corresponden a la mercancía que dejó de estar en el almacén porque se ha vendido.

8. Revisa tu inventario periódicamente

Aunque utilices un software para tu inventario es necesario que verifiques periódicamente las cifras, el stock, los movimientos, con la finalidad de que todo esté en orden. Puedes hacer inventarios periódicos dependiendo de tu operación; por ejemplo, semanales, mensuales, bimestrales, semestrales o anuales. 

9. Programa los próximos conteos

Para cumplir con lo anterior es importante que programes los conteos de verificación, con base en los periodos que establezcas y anunciarlos a tu equipo. 

10. Evalúa y optimiza tu sistema de inventario

Como todo sistema, nada te será útil si no hay forma de medir su eficiencia. Evalúa tus inventarios, qué te arrojan, si cuadran las cifras o qué ajustes necesitas. Así sabrás cómo mejorar las áreas relacionadas con el inventario, como el personal de almacén, ventas, servicios, etc. 

Sistema de Control Stock en Excel

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